De vakantieperiode zit er weer op. De kinderen gaan naar school, de agenda’s lopen vol en Nederland pakt zijn dagelijkse ritme weer op. Voor veel ouders betekent dat ook: terug achter het bureau, terug in de systemen. En eerlijk is eerlijk: hoe leuk is het om weer te starten in je ERP?
Het spanningsveld in ERP
Een ERP-systeem kan ingericht worden op snelheid en efficiëntie, of juist op datakwaliteit en inzicht. Vaak is er een spanningsveld:
- Hoe sneller je wilt invoeren, hoe meer foutmeldingen je krijgt.
- Hoe strenger je validaties maakt, hoe frustrerender het wordt voor gebruikers.
Iedereen herkent ze:
- “Fout: minimum orderwaarde niet gehaald”
- “Fout: artikel is uitlopend en mag niet meer ingekocht worden”
- “De order moet eerst goedgekeurd worden door X (maar X is op vakantie)”
- Of nog erger: je moet eerst vijf velden vullen waarvan je niet weet waarom…
Een goed consultancybedrijf begrijpt dit dilemma en helpt organisaties de juiste balans te vinden.
De oplossing: bedrijfsregels
Met bedrijfsregels stel je de spelregels van je organisatie flexibel en conditioneel in. Geen rigide validaties, maar duidelijke afspraken die passen bij jouw bedrijf. Denk aan:
- Hoe hoog is de minimum orderwaarde?
- Tot welk bedrag mag Finance betalingen doen zonder goedkeuring?
- Welke velden zijn verplicht als een order via een bepaald kanaal binnenkomt?
Het mooie is: dit hoeft niet in systeemtaal. Je kunt deze regels in gewoon Nederlands vastleggen.
Praktijkvoorbeeld: verkoop via webshop, Amazon en Bol.com
Een klant van ons verkoopt zijn artikelen via een eigen webshop, maar óók via Amazon en Bol.com. Elk kanaal stelt zijn eigen eisen:
- Amazon: strikte categorie-indeling, verplichte productspecificaties, maximale titel-lengte, kwaliteitsfoto’s.
- Bol.com: nadruk op productbeschrijving in correcte lengte, EAN-codes, verplichte verzendinformatie.
- Eigen webshop: veel meer vrijheid, maar wél behoefte aan marketinggerichte teksten en merkconsistentie.
Zonder goede inrichting leidt dit tot chaos: producten missen velden, foutmeldingen volgen elkaar op, en orders lopen vast.
Met Uniconta kan per artikel worden aangegeven of dit zichtbaar moet zijn op de webshop, Amazon of Bol.com. Bedrijfsregels zorgen er vervolgens voor dat de juiste velden verplicht worden gesteld – afhankelijk van het verkoopkanaal. Zo worden fouten voorkomen en blijft de invoer efficiënt.
Nog slimmer met AI
Nog leuker wordt het als AI helpt:
- Op basis van een productfoto kan AI automatisch categorieën, omschrijvingen, kenmerken en zelfs financiële dimensies voorstellen.
- AI kan de producttekst aanpassen aan de vereisten van Amazon of Bol.com (lengte, stijl, keywords).
- Concurrentieprijzen kunnen automatisch worden opgehaald en verwerkt in je verkoopstrategie.
Zo wordt ERP niet een bron van frustratie, maar een slimme assistent die je ondersteunt in je dagelijkse werk.
De rol van consultancy
De kracht zit niet alleen in de technologie, maar ook in hoe deze wordt ingericht. Een consultancyorganisatie zoals Promentum vertaalt jouw bedrijfsdoelen naar praktische bedrijfsregels en AI-toepassingen in Uniconta. Wij zorgen ervoor dat je systeem niet in de weg zit, maar juist ruimte geeft om te groeien.
Conclusie
Terug in het ritme betekent niet terug in frustratie. Met bedrijfsregels en AI maak je van ERP een systeem dat je helpt in plaats van hindert. En dat is precies waar wij als Promentum voor staan: ERP op maat, zonder maatwerk.
👉 Wil je weten hoe wij dit aanpakken? Neem contact op met Promentum en ontdek hoe bedrijfsregels en AI jouw ERP leuker én slimmer kunnen maken.