Introductie: van hype naar praktijk
AI is niet langer een hype, maar realiteit. Waar grote ondernemingen experimenteerden met kunstmatige intelligentie, kan nu ook het MKB profiteren. AI is sneller, consistenter en opent deuren die voorheen gesloten bleven vanwege kosten of complexiteit.
Een voorbeeld uit onze praktijk: een klant wilde zijn producten aanbieden op een Portugees verkoopplatform. Met AI hebben we in enkele uren bijna 50.000 artikelen voorzien van een Portugese omschrijving – niet door letterlijk te vertalen, maar door de beschrijvingen direct af te stemmen op het platform én de taal van Portugese tieners. Dit zou met traditionele vertaalbureaus weken hebben geduurd. Dit voorbeeld illustreert niet alleen foutreductie en kostenbesparing, maar vooral de snelheid en schaalbaarheid die AI toevoegt.
Angst: “AI neemt mijn baan over”
Er leeft soms angst dat AI banen vervangt. Het is waar dat sommige taken verdwijnen of verschuiven, maar het verhaal is genuanceerder. AI kan aangeven dat een factuur mogelijk frauduleus is, maar er is nog steeds een medewerker nodig om dit te beoordelen en op te volgen. AI kan signaleren dat een concurrent in Duitsland stuntaanbiedingen doet, maar het is de ondernemer of manager die beslist of er ook een actie volgt.
AI neemt dus niet het werk over, maar verandert de manier waarop je werk doet. Het ondersteunt medewerkers met inzichten die eerder simpelweg niet beschikbaar waren.
Nieuwe mogelijkheden in Uniconta met AI
- Slimmere factuur- en bonverwerking
Traditionele scan-en-herken bestaat al langer en zorgt voor minder fouten, maar met AI gaat het sneller en verder. We kunnen facturen niet alleen herkennen, maar ook laten controleren op echtheid en automatisch een passende grootboekrekening laten selecteren. Dat geeft medewerkers tijd om zich te richten op waardevol werk: opvolging en besluitvorming. - Artikelen en marktinformatie
AI maakt ERP tot een bron van marktinformatie. Waar je vroeger veel tijd of externe bureaus nodig had, kan AI nu dagelijks antwoord geven op vragen als: “Wie zijn mijn belangrijkste concurrenten in Europa?”, “Wat is de retailprijs in Nederland en Duitsland?” of “Is er een nieuwe concurrent bijgekomen?” Dit soort inzichten helpen managers betere beslissingen te nemen en sneller te reageren op de markt. - Financiële standaardisatie met RGS
Het koppelen van een rekeningschema aan het Referentie Grootboekschema is waardevol, maar voor veel MKB-bedrijven te complex en tijdrovend. AI kan deze mapping automatisch doen. Dit bespaart niet alleen tijd, maar versnelt ook de adoptie van standaarden en verbetert de kwaliteit van financiële data. - Conversationeel ERP
In Uniconta is AI al in staat records aan te maken, te updaten of te verwijderen op basis van instructies. Denk aan: “Maak een betere omschrijving en update het veld web-omschrijving.” Dit lijkt klein, maar is een eerste stap richting een volledig conversationeel ERP, waarbij medewerkers straks kunnen zeggen: “Boek alle facturen van de geleverde artikelen door” of “Maak een top 10 overzicht van mijn bestverkopende artikelen.”
Beperkingen anno nu
De eerste beperking is geheugen. Vandaag kunnen we vragen stellen over losse records of verschillen tussen twee grootboekrekeningen, maar nog niet een volledige dataset analyseren en een betrouwbare forecast maken. AI kan ook “oversharen” of “overactief” zijn; het moet gestuurd blijven door een gebruiker en autonoom ERP-processen uitvoeren is nog niet wenselijk.
De tweede beperking is toegang tot data. AI kan alleen waarde leveren als het toegang heeft tot de juiste gegevens, en daarvoor is een echt ERP-platform nodig zoals Uniconta. Met platform bedoelen we niet alleen dat er moderne API’s zijn om AI te koppelen of dat er standaard AI-agents beschikbaar zijn, maar vooral dat bedrijven zelf agents en instructies kunnen definiëren. Wil je uitbreiden naar Amazon of Bol.com? De buitenlandse markt op? Meer inzicht in de prijsstrategie van je concurrenten? Net als bij AI in het algemeen gaat het erom dat je instructies kunt geven en goede antwoorden terugkrijgt.
Uniconta is hiervoor bij uitstek geschikt. De tabellenstructuur is helder, vertalingen zijn mee te sturen en de data is contextueel sterk genoeg voor AI om mee te werken. Niet elk systeem biedt die flexibiliteit, en niet elk systeem kan zomaar omgevormd worden om dit mogelijk te maken.
Conclusie: meer kansen dan bedreigingen
AI in ERP is onvermijdelijk. Voor het MKB betekent het toegang tot functionaliteit die voorheen alleen voor corporates bereikbaar was. Het betekent minder repetitieve administratie en méér ruimte voor inzicht, klantgerichtheid en strategische keuzes.
De vraag is dus niet óf AI jouw werk verandert, maar wat jij als ondernemer doet met de extra ruimte die AI creëert. Ga je alleen besparen op kosten en tijd? Of ga je juist de extra informatie benutten om competitiever te worden? Want als jij het niet doet, dan doet je concurrent het wel.
Wil je ontdekken hoe AI jouw Uniconta-omgeving kan versterken? Promentum Consulting helpt je bij het inzetten van AI-agents en het benutten van je data. Neem contact met ons op: https://promentum-consulting.nl/contact/