Einleitung: Vom Hype zur Praxis
KI ist kein Hype mehr, sondern Realität. Wo große Unternehmen mit künstlicher Intelligenz experimentiert haben, können nun auch KMU davon profitieren. KI ist schneller, konsistenter und öffnet Türen, die zuvor aus Kosten- oder Komplexitätsgründen verschlossen waren.
Ein Beispiel aus unserer Praxis: Ein Kunde wollte seine Produkte auf einer portugiesischen Verkaufsplattform anbieten. Mithilfe von KI haben wir innerhalb weniger Stunden fast 50 000 Artikel mit einer portugiesischen Beschreibung versehen - nicht durch wortwörtliche Übersetzung, sondern durch direkte Anpassung der Beschreibungen an die Plattform und die Sprache der portugiesischen Teenager. Bei herkömmlichen Übersetzungsagenturen hätte dies Wochen gedauert. Dieses Beispiel verdeutlicht nicht nur die Fehlerreduzierung und Kosteneinsparungen, sondern vor allem die Geschwindigkeit und Skalierbarkeit, die KI mit sich bringt.
Angst: "Die KI übernimmt meinen Job"
Manchmal wird befürchtet, dass die KI Arbeitsplätze ersetzt. Es stimmt, dass einige Arbeitsplätze verschwinden oder sich verlagern werden, aber die Geschichte ist vielschichtiger. KI kann signalisieren, dass eine Rechnung möglicherweise betrügerisch ist, aber es ist immer noch ein Mitarbeiter erforderlich, um sie zu bewerten und weiterzuverfolgen. KI kann signalisieren, dass ein Konkurrent in Deutschland Lockvogelangebote macht, aber es ist der Geschäftsinhaber oder Manager, der entscheidet, ob irgendwelche Maßnahmen folgen.
KI übernimmt also nicht die Arbeit, sondern verändert die Art und Weise, wie man arbeitet. Sie unterstützt die Mitarbeiter mit Erkenntnissen, die vorher einfach nicht verfügbar waren.
Neue Möglichkeiten in Uniconta mit AI
- Intelligentere Rechnungs- und Belegverarbeitung
Die herkömmliche Scan- und Erkennungsfunktion gibt es schon seit einiger Zeit und reduziert Fehler, aber mit KI geht es schneller und weiter. Wir können Rechnungen nicht nur erkennen, sondern sie auch auf ihre Echtheit prüfen lassen und automatisch ein entsprechendes Hauptbuchkonto auswählen. So haben die Mitarbeiter Zeit, sich auf wertvolle Arbeit zu konzentrieren: Nachbereitung und Entscheidungsfindung. - Artikel und Marktinformationen
KI macht ERP zu einer Quelle für Marktinformationen. Wo man früher viel Zeit oder externe Agenturen benötigte, kann KI jetzt täglich Antworten auf Fragen wie "Wer sind meine Hauptkonkurrenten in Europa?", "Wie hoch ist der Verkaufspreis in den Niederlanden und Deutschland?" oder "Ist ein neuer Wettbewerber hinzugekommen?" liefern. Solche Erkenntnisse helfen Managern, bessere Entscheidungen zu treffen und schneller auf den Markt zu reagieren. - Finanzielle Standardisierung mit RGS
Die Verknüpfung eines Buchhaltungsschemas mit dem Referenz-Hauptbuchschema ist wertvoll, aber für viele KMU zu komplex und zeitaufwändig. KI kann dieses Mapping automatisch durchführen. Das spart nicht nur Zeit, sondern beschleunigt auch die Übernahme von Standards und verbessert die Qualität der Finanzdaten. - Conversational ERP
In Uniconta ist die KI bereits in der Lage, Datensätze auf der Grundlage von Anweisungen zu erstellen, zu aktualisieren oder zu löschen. Denken Sie an: "Erstellen Sie eine bessere Beschreibung und aktualisieren Sie das Web-Beschreibungsfeld". Dies scheint nur ein kleiner Schritt zu sein, ist aber ein erster Schritt in Richtung eines vollständig konversationellen ERP, bei dem Mitarbeiter bald sagen können: "Buchen Sie alle Rechnungen für gelieferte Artikel um" oder "Erstellen Sie eine Top-10-Liste meiner meistverkauften Artikel".
Zwänge anno now
Die erste Einschränkung ist der Speicherplatz. Heute können wir Abfragen zu einzelnen Datensätzen oder Differenzen zwischen zwei Hauptbuchkonten stellen, aber noch nicht einen ganzen Datensatz analysieren und eine zuverlässige Prognose erstellen. KI kann auch "oversharing" oder "overactive" sein; sie muss von einem Benutzer kontrolliert werden, und die autonome Ausführung von ERP-Prozessen ist noch nicht wünschenswert.
Die zweite Einschränkung ist der Zugang zu Daten. KI kann nur dann einen Mehrwert liefern, wenn sie Zugang zu den richtigen Daten hat, und dafür ist eine echte ERP-Plattform wie Uniconta erforderlich. Mit Plattform meinen wir nicht nur, dass es moderne APIs zur Anbindung von KI gibt oder dass Standard-KI-Agenten verfügbar sind, sondern vor allem, dass Unternehmen ihre eigenen Agenten und Anweisungen definieren können. Wollen Sie zu Amazon oder Bol.com expandieren? Den ausländischen Markt erschließen? Die Preisstrategie Ihrer Konkurrenten besser verstehen? Wie bei der KI im Allgemeinen geht es darum, Anweisungen geben zu können und gute Antworten zu erhalten.
Uniconta ist dafür ideal geeignet. Die Tabellenstruktur ist übersichtlich, Übersetzungen können gesteuert werden und die Daten sind kontextuell stark genug, dass die KI damit arbeiten kann. Nicht jedes System bietet diese Flexibilität, und nicht jedes System kann einfach so umgewandelt werden, dass dies möglich ist.
Schlussfolgerung: mehr Chancen als Bedrohungen
KI im ERP ist unvermeidlich. Für KMUs bedeutet dies den Zugang zu Funktionen, die bisher nur für Unternehmen verfügbar waren. Es bedeutet weniger repetitive Verwaltung und mehr Raum für Einblicke, Kundenorientierung und strategische Entscheidungen.
Die Frage ist also nicht, ob KI Ihre Arbeit verändern wird, sondern was Sie als Unternehmer mit dem zusätzlichen Raum, den KI schafft, anfangen werden. Werden Sie nur Kosten und Zeit sparen? Oder werden Sie die zusätzlichen Informationen nutzen, um Ihre Wettbewerbsfähigkeit zu steigern? Denn wenn Sie es nicht tun, wird es Ihr Konkurrent tun.
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