HSB is horecaspecialist en levert onder meer koffiemachines, koffie en aanverwante producten. Naast verkoop speelt ook verhuur een rol. De organisatie werkt met voorraad, batches en houdbaarheidsdata, internationale inkoop en complexe prijsstructuren.
Om deze processen goed te ondersteunen, had HSB jarenlang een uitgebreide Klipboard-omgeving van Unit4 in gebruik. Dat systeem sloot goed aan op de praktijk, maar werd niet langer onderhouden. Daarmee ontstond de noodzaak voor een toekomstbestendig ERP-platform, zonder concessies te doen aan de flexibiliteit die HSB nodig heeft.
Zoals bij veel oudere ERP-systemen was de bestaande Klipboard-omgeving van HSB functioneel rijk en door de jaren heen sterk afgestemd op de eigen werkwijze. Aanpassingen waren mogelijk en veel uitzonderingen in processen konden worden opgevangen.
Juist dat maakte een vervanging complex. Moderne cloudoplossingen bieden vaak sterke standaardfunctionaliteit, maar laten weinig ruimte voor aanpassingen. Andere oplossingen zijn technisch wel flexibel, maar worden vaak als private omgeving beheerd door een implementatiepartner. Dat kan leiden tot afhankelijkheid van die partner voor beheer, wijzigingen en upgrades.
HSB zocht daarom een oplossing die het volgende combineert:
Daarnaast wilde HSB het applicatielandschap vereenvoudigen. Verschillende processen werden nog ondersteund door losse applicaties en Excel-bestanden, waaronder extracomptabele berekeningen voor verladingen, beschikbaarheid en levertijden.
Samen met HSB is gekozen voor Uniconta als centraal ERP-platform. Uniconta combineert een moderne cloudarchitectuur met de flexibiliteit om processen naar eigen inzicht in te richten.
Binnen Uniconta kan HSB onder meer zelf werken met velden, tabellen, schermen, rapportages en bedrijfsregels. Daardoor kunnen veel aanpassingen worden gerealiseerd met configuratie, no-code en low-code, in plaats van zwaar maatwerk. Het systeem blijft daarmee beheersbaar en upgradebaar.
De nieuwe inrichting bestaat uit:
Zo ontstaat een oplossing die aansluit op de dagelijkse praktijk van HSB, zonder dat de organisatie voor iedere wijziging afhankelijk is van een reseller of maatwerktraject.
De implementatie is in volle gang. Het doel is een eenvoudiger en beter beheersbaar IT-landschap, waarin Uniconta de centrale bron van waarheid vormt.
Door standaardfunctionaliteit en relevante add-ons in één platform samen te brengen, wil HSB verschillende losse applicaties en Excel-overzichten afbouwen. Processen rond factuurverwerking, voorraad, verladingen en levertijden worden hierdoor minder handmatig en beter reproduceerbaar.
Het beoogde resultaat:
HSB bouwt hiermee aan een toekomstbestendig ERP-landschap: modern en cloudgebaseerd, maar met de flexibiliteit die nodig is voor een organisatie met complexe processen.
