HSB sérhæfir sig í veitingaiðnaði og útvegar meðal annars kaffivélar, kaffi og tengdar vörur. Auk sölu gegnir leiga einnig hlutverki. Fyrirtækið vinnur með birgðir, lotur og gildistíma, alþjóðleg innkaup og flóknar verðlagningaruppbyggingar.
Til að styðja við þessi ferli á réttan hátt hafði HSB notað umfangsmikið Klipboard umhverfi frá Unit4 í mörg ár. Það kerfi passaði vel við reksturinn en var ekki lengur viðhaldið. Þetta skapaði þörf fyrir framtíðarvænan ERP vettvang, án þess að það hefði áhrif á sveigjanleikann sem HSB þarfnast.
Eins og með mörg eldri ERP kerfi var núverandi Klipboard umhverfi HSB mjög virkt og hafði í gegnum árin verið mjög samræmt eigin vinnuaðferðum. Aðlögun var möguleg og hægt var að koma til móts við margar undantekningar í ferlum.
Það er einmitt það sem gerði skipti flókin. Nútíma skýlausnir bjóða oft upp á sterka sjálfgefna virkni en skilja lítið svigrúm fyrir sérstillingar. Aðrar lausnir eru tæknilega sveigjanlegar en eru oft stjórnaðar sem einkaumhverfi af innleiðingaraðila. Þetta getur leitt til þess að maður verður háður þeim aðila hvað varðar stjórnun, breytingar og uppfærslur.
HSB leitaði því lausnar sem sameinar eftirfarandi:
Að auki vildi HSB einfalda forritaumhverfið. Ýmis ferli voru enn studd af aðskildum forritum og Excel-skrám, þar á meðal útreikningar utan bókhalds fyrir sendingar, framboð og afhendingartíma.
Í samvinnu við HSB var valið að Uniconta sem miðlægur ERP vettvangur. Uniconta sameinar nútímalega skýjaarkitektúr við sveigjanleika til að stilla ferla að eigin vild.
Inni Uniconta HSB getur unnið með reiti, töflur, skjái, skýrslur og viðskiptareglur sjálft, meðal annars. Þar af leiðandi er hægt að framkvæma margar breytingar með stillingum, án kóðunar og með litlum kóða, í stað mikillar sérsniðinnar þróunar. Þetta tryggir að kerfið sé áfram stjórnanlegt og uppfæranlegt.
Nýja innréttingin samanstendur af:
Þetta skapar lausn sem er í samræmi við daglega starfsemi HSB, án þess að fyrirtækið sé háð endursöluaðila eða sérsniðnu verkefni fyrir hverja breytingu.
Innleiðingin er í fullum gangi. Markmiðið er einfaldara og meðfærilegra upplýsingatækniumhverfi, þar sem Uniconta myndar meginuppsprettu sannleikans.
Með því að sameina staðlaða virkni og viðeigandi viðbætur á einum vettvangi stefnir HSB að því að útrýma ýmsum aðskildum forritum og Excel töflureiknum. Þar af leiðandi verða ferlar sem tengjast reikningsvinnslu, birgðum, sendingum og afhendingartíma minna handvirkir og auðveldari að endurtaka.
Tilætluð niðurstaða:
Með þessu er HSB að byggja upp framtíðarvænt ERP-umhverfi: nútímalegt og skýjabundið, en með þeim sveigjanleika sem þarf fyrir fyrirtæki með flókin ferla.
