HSB ist ein Spezialist für die Gastronomie und liefert unter anderem Kaffeemaschinen, Kaffee und zugehörige Produkte. Neben dem Verkauf spielt auch die Vermietung eine Rolle. Das Unternehmen arbeitet mit Lagerbeständen, Chargen und Mindesthaltbarkeitsdaten, internationalem Einkauf und komplexen Preisstrukturen.
Um diese Prozesse optimal zu unterstützen, nutzte HSB jahrelang eine umfangreiche Klipboard-Umgebung von Unit4. Dieses System war gut auf die Praxis abgestimmt, wurde jedoch nicht mehr weiterentwickelt. Daher entstand der Bedarf an einer zukunftssicheren ERP-Plattform, ohne dabei Abstriche bei der Flexibilität zu machen, die HSB benötigt.
Wie bei vielen älteren ERP-Systemen war die bestehende Klipboard-Umgebung von HSB funktionsreich und im Laufe der Jahre stark auf die eigenen Arbeitsabläufe abgestimmt. Anpassungen waren möglich, und viele Ausnahmen in den Prozessen konnten berücksichtigt werden.
Genau das machte eine Umstellung so komplex. Moderne Cloud-Lösungen bieten oft leistungsstarke Standardfunktionen, lassen aber wenig Spielraum für Anpassungen. Andere Lösungen sind zwar technisch flexibel, werden jedoch häufig als private Umgebung von einem Implementierungspartner verwaltet. Das kann zu einer Abhängigkeit von diesem Partner in Bezug auf Verwaltung, Änderungen und Upgrades führen.
HSB suchte daher nach einer Lösung, die Folgendes vereint:
Darüber hinaus wollte HSB die Anwendungslandschaft vereinfachen. Verschiedene Prozesse wurden noch durch einzelne Anwendungen und Excel-Dateien unterstützt, darunter außerbuchhalterische Berechnungen für Verladungen, Verfügbarkeit und Lieferzeiten.
Gemeinsam mit HSB wurde Uniconta zentrale ERP-Plattform ausgewählt. Uniconta eine moderne Cloud-Architektur mit der Flexibilität, Prozesse nach eigenen Vorstellungen zu gestalten.
In Uniconta HSB unter anderem selbst mit Feldern, Tabellen, Bildschirmmasken, Berichten und Geschäftsregeln arbeiten. Dadurch lassen sich viele Anpassungen über Konfiguration, No-Code und Low-Code realisieren, anstatt auf aufwendige Maßanfertigungen zurückzugreifen. Das System bleibt somit überschaubar und aktualisierbar.
Die neue Einrichtung umfasst:
So entsteht eine Lösung, die auf den Alltag bei HSB zugeschnitten ist, ohne dass das Unternehmen bei jeder Änderung auf einen Wiederverkäufer oder eine maßgeschneiderte Lösung angewiesen ist.
Die Implementierung ist in vollem Gange. Ziel ist eine einfachere und besser verwaltbare IT-Landschaft, in der Uniconta zentrale Uniconta dient.
Durch die Zusammenführung von Standardfunktionen und relevanten Add-ons auf einer einzigen Plattform möchte HSB verschiedene Einzelanwendungen und Excel-Übersichten schrittweise abschaffen. Dadurch werden Prozesse rund um die Rechnungsbearbeitung, den Lagerbestand, die Verladungen und die Lieferzeiten weniger manuell und besser reproduzierbar.
Das angestrebte Ergebnis:
Damit baut HSB eine zukunftssichere ERP-Landschaft auf: modern und cloudbasiert, aber mit der Flexibilität, die für ein Unternehmen mit komplexen Prozessen erforderlich ist.
