Van eerste contact naar officiële kick-off
Een ERP-project begint soms met een eenvoudige vraag. In dit geval begon het met een e-mail van Emerald Eternal Green uit Eindhoven aan Uniconta.
Daarna volgde een zorgvuldig traject. Niet alleen met gesprekken en demo’s, maar ook met een vooronderzoek, afstemming met betrokken derde partijen en het opstellen van een blauwdruk. Inmiddels is de officiële kick-off geweest en starten Emerald Eternal Green en Promentum Consulting met de implementatie van Uniconta.
Emerald Eternal Green is gespecialiseerd in natuurgetrouwe kunstbloemen, kunstplanten en groene decoratieoplossingen. Vanuit Eindhoven bedient het bedrijf zakelijke klanten in binnen- en buitenland. Een organisatie met commerciële, logistieke en internationale processen vraagt om een ERP-platform dat niet alleen de administratie ondersteunt, maar ook helpt om processen, data en koppelingen goed te organiseren.
Waarom eerst een blauwdruk?
Bij Promentum Consulting adviseren wij niet in ieder project automatisch een blauwdruk. Soms is de scope duidelijk genoeg om direct met de implementatie te starten. In andere gevallen is het verstandiger om eerst meer duidelijkheid en detaillering aan te brengen.
Een blauwdruk helpt dan om vooraf betere keuzes te maken. Niet vanuit theorie, maar vanuit de praktijk van de klant.
Er kunnen verschillende redenen zijn om eerst een blauwdrukfase te doorlopen.
Soms gaat het vooral om planning en fasering. Een organisatie wil bijvoorbeeld niet direct alle processen en afdelingen tegelijk overzetten naar een nieuw ERP-platform. Dat kan een verstandige keuze zijn, maar heeft wel gevolgen. Als een klant bijvoorbeeld eerst met Uniconta als PIM-oplossing wil starten, terwijl het oude ERP-systeem voorlopig nog actief blijft, kan er tijdelijk een interface nodig zijn tussen Uniconta en het bestaande ERP-systeem.
Zo’n tijdelijke koppeling is op zichzelf “verloren geld”, omdat deze later weer verdwijnt. Toch kan het zakelijk gezien een goede keuze zijn. De organisatie kan alvast wennen aan Uniconta, processen stapsgewijs verbeteren en voorkomen dat de hele organisatie in één keer wordt belast met een volledige overgang.
In andere situaties zijn er juist meerdere oplossingsrichtingen mogelijk. Dan is het belangrijk om vooraf te bepalen welke richting het beste past. Niet alleen functioneel, maar ook technisch, financieel en organisatorisch.
De blauwdruk bij Emerald Eternal Green
Bij Emerald Eternal Green speelde onder andere de vraag hoe de toekomstige applicatiearchitectuur eruit moest zien.
Een concreet onderwerp was het nieuwe B2B-portaal. Tijdens de blauwdrukfase is hier meer detaillering aan gegeven. Wat moet het portaal precies ondersteunen? Welke partijen komen in aanmerking? Is er een moderne koppeling met Uniconta beschikbaar? Wie bouwt de koppeling? En sluit de gekozen oplossing aan op de manier waarop Emerald Eternal Green in de toekomst wil werken?
Daarnaast maakt Emerald Eternal Green gebruik van middleware. Dat roept automatisch een belangrijke vraag op: blijven we middleware gebruiken, of is het verstandiger om bepaalde applicaties rechtstreeks via API’s met Uniconta te koppelen?
Dat is geen puur technische discussie. De keuze heeft impact op kosten, beheer, flexibiliteit en toekomstbestendigheid. Zeker wanneer er al bewezen API-koppelingen bestaan, kan een rechtstreekse koppeling logischer zijn dan het blijven gebruiken van een extra tussenlaag. Tegelijkertijd kan middleware in sommige situaties juist nuttig blijven. De juiste keuze hangt af van de applicaties, de beschikbare koppelingen, de complexiteit van het landschap en de gewenste fasering.
Dit is precies waarom een blauwdruk waardevol kan zijn. In de salesfase kun je snel zeggen: “Er bestaat een koppeling met Uniconta” of “Uniconta kan met meerdere applicaties communiceren.” Maar voor een succesvolle implementatie is dat niet voldoende. De echte vragen zijn: welke koppeling past het beste, bestaat deze al, is deze bewezen, wie is verantwoordelijk voor de bouw en het beheer, wat zijn de kosten en wat betekent dit voor de planning?
Technisch de diepte in
Tijdens de blauwdrukfase kijken we daarom niet alleen naar processen, maar ook naar de applicaties rondom Uniconta.
Per applicatie wordt bekeken wat de rol is in het totale landschap. Welke data gaat erin of eruit? Is er een standaardkoppeling beschikbaar? Is er een moderne API? Moet er maatwerk worden gebouwd? Wie beheert de oplossing na livegang? En wat gebeurt er als een proces in fases wordt geïmplementeerd?
Door deze vragen vooraf te beantwoorden, ontstaat een realistischer implementatieplan. De blauwdruk geeft duidelijkheid over scope, afhankelijkheden, keuzes, risico’s en fasering. Daarmee voorkom je dat belangrijke beslissingen pas tijdens de implementatie naar boven komen, wanneer de druk hoger is en de ruimte om bij te sturen kleiner.
Bij Emerald Eternal Green is deze verdieping inmiddels afgerond. De belangrijkste keuzes zijn gemaakt, de afhankelijkheden zijn duidelijk en de implementatie kan nu gericht starten.
Van voorbereiding naar uitvoering
Met de officiële kick-off is het project nu overgegaan van voorbereiding naar uitvoering.
De komende periode werken de teams van Emerald Eternal Green en Promentum Consulting samen aan de inrichting, validatie, koppelingen en verdere implementatie van Uniconta. Dankzij het voortraject is er een duidelijke basis gelegd om gestructureerd aan de slag te gaan.
Het team heeft er zin in. De kick-off was een mooi eerste feestelijk moment, maar we kijken nu al uit naar het volgende: de succesvolle livegang van Uniconta bij Emerald Eternal Green.
Wij bedanken Emerald Eternal Green voor het vertrouwen en kijken uit naar een mooi project samen.
Ook nadenken over Uniconta of een ERP-implementatie?
Niet ieder ERP-project vraagt om een uitgebreide blauwdruk. Maar wanneer er nog keuzes gemaakt moeten worden over fasering, integraties, applicaties of procesinrichting, kan een blauwdruk juist veel discussie en onzekerheid tijdens de implementatie voorkomen.
Promentum Consulting helpt organisaties met de voorbereiding en implementatie van Uniconta. Praktisch, inhoudelijk en met aandacht voor zowel processen als techniek.
