HSB er specialist inden for hotel- og restaurationsbranchen og leverer blandt andet kaffemaskiner, kaffe og tilhørende produkter. Ud over salg spiller udlejning også en rolle. Virksomheden arbejder med lagerbeholdning, partier og holdbarhedsdatoer, international indkøb og komplekse prisstrukturer.
For at understøtte disse processer optimalt havde HSB i mange år anvendt et omfattende Klipboard-system fra Unit4. Systemet passede godt til den daglige praksis, men blev ikke længere vedligeholdt. Dermed opstod der et behov for en fremtidssikret ERP-platform, uden at gå på kompromis med den fleksibilitet, som HSB har brug for.
Som det er tilfældet med mange ældre ERP-systemer, var HSB’s eksisterende Klipboard-miljø funktionsrigt og var gennem årene blevet tilpasset virksomhedens egne arbejdsgange. Det var muligt at foretage tilpasninger, og mange undtagelser i processerne kunne håndteres.
Netop det gjorde en udskiftning kompliceret. Moderne cloud-løsninger tilbyder ofte stærke standardfunktioner, men giver kun begrænset mulighed for tilpasninger. Andre løsninger er ganske vist teknisk fleksible, men administreres ofte som et privat miljø af en implementeringspartner. Det kan føre til afhængighed af denne partner med hensyn til administration, ændringer og opgraderinger.
HSB søgte derfor en løsning, der kombinerer følgende:
Derudover ønskede HSB at forenkle applikationslandskabet. Forskellige processer blev stadig understøttet af separate applikationer og Excel-filer, herunder beregninger uden for regnskabet vedrørende forsendelser, tilgængelighed og leveringstider.
I samarbejde med HSB har man valgt Uniconta den centrale ERP-platform. Uniconta en moderne cloudarkitektur med fleksibiliteten til at tilpasse processerne efter egne behov.
I Uniconta HSB blandt andet selv arbejde med felter, tabeller, skærmbilleder, rapporter og forretningsregler. Dermed kan mange tilpasninger gennemføres ved hjælp af konfiguration, no-code og low-code i stedet for omfattende specialudvikling. Systemet forbliver dermed overskueligt og kan nemt opgraderes.
Den nye indretning består af:
På den måde skabes der en løsning, der passer til HSB’s daglige praksis, uden at organisationen er afhængig af en forhandler eller et skræddersyet projekt for hver eneste ændring.
Implementeringen er i fuld gang. Målet er et enklere og mere overskueligt IT-miljø, hvor Uniconta udgør Uniconta centrale kilde til sandheden.
Ved at samle standardfunktioner og relevante tilføjelsesmoduler på én platform ønsker HSB at udfase forskellige enkeltstående applikationer og Excel-oversigter. Processer vedrørende fakturabehandling, lager, afsendelser og leveringstider bliver dermed mindre manuelle og lettere at gentage.
Det tilsigtede resultat:
HSB opbygger dermed et fremtidssikret ERP-miljø: moderne og cloudbaseret, men med den fleksibilitet, der er nødvendig for en organisation med komplekse processer.
