“horecaspecialist kiest voor grip op processen en prijsstructuren”
De keuze voor een nieuw ERP-systeem is zelden een snelle beslissing. Voor HSB was het een zorgvuldig traject waarin processen, uitzonderingen en samenwerking centraal stonden.
In januari 2026 heeft HSB uiteindelijk gekozen voor Uniconta. Aan die keuze ging een intensief voortraject vooraf.
De eerste vraag: “Kan Uniconta dit ook?”
Het traject startte in mei 2025 met een klassieke maar terechte vraag:
“Kan Uniconta dit ook?”
Wat volgde was geen standaard softwaredemo, maar een reeks sessies met verschillende afdelingen binnen HSB. In deze sessies werd niet alleen gekeken naar functionaliteit, maar juist naar:
- Hoe processen écht lopen
- Waar uitzonderingen zitten
- Welke afhankelijkheden er zijn met andere systemen
Op basis daarvan werd een demo ingericht die specifiek aansloot op de praktijk van HSB.
Van interesse naar verdieping
Na de eerste demo was duidelijk dat Uniconta functioneel veel kon afdekken. Tegelijkertijd werd ook zichtbaar waar de complexiteit zat.
HSB heeft te maken met een combinatie van processen die niet triviaal zijn:
- Verkoop én verhuur van koffiemachines
- Werken met producten met houdbaarheidsdata (zoals koffiebonen)
- Batches en voorraadbeheer
- Scan & herken en automatische factuurmatching
- Dagkoersen en internationale inkoop
Maar het meest bepalend was de manier waarop prijzen tot stand komen.
De verkoopprijs van artikelen is niet statisch, maar afhankelijk van:
- Kostprijzen
- Valutakoersen
- Toeslagen en heffingen
- Emballage en statiegeld
Dit vraagt om een inrichting waarin prijslogica flexibel en reproduceerbaar is.
De keuze om eerst zekerheid te creëren
In plaats van direct te starten met een implementatie, heeft HSB ervoor gekozen om eerst een extra stap te zetten: een verdieping op de processen, integraties en samenwerking.
Niet omdat het moet — maar omdat de situatie daar om vroeg.
In deze fase zijn onder andere de volgende vragen concreet gemaakt:
- Hoe sluiten standaardfunctionaliteiten aan op de processen?
- Waar zijn aanpassingen nodig — in software of in werkwijze?
- Hoe gaan koppelingen met andere systemen technisch ingericht worden?
- Wie pakt welke verantwoordelijkheid op tijdens de implementatie?
Ook de samenwerking zelf werd getest: hoe werken consultants en key users samen, hoe snel worden keuzes gemaakt, en hoe wordt er omgegaan met complexiteit?
Het moment van besluit
Op basis van deze verdieping heeft HSB in januari besloten om Uniconta te implementeren, samen met Promentum Consulting.
De doorslag gaf niet één specifieke functionaliteit, maar het totaalbeeld:
- Inzicht in hoe processen ingericht gaan worden
- Duidelijkheid over technische keuzes en integraties
- Realistische verwachtingen over de implementatie
- Vertrouwen in de samenwerking
Of anders gezegd:
Er was geen sprake meer van aannames — maar van gedeeld begrip.
Waarom dit traject werkte
Wat dit traject onderscheidt, is dat er bewust tijd is genomen vóór de daadwerkelijke implementatie.
Niet elke organisatie heeft dat nodig.
Maar in situaties waar processen en integraties complexer zijn, helpt het om eerst scherp te krijgen:
- Wat er precies gebouwd of ingericht moet worden
- Hoe systemen met elkaar gaan communiceren
- En hoe de samenwerking eruit gaat zien
Voor HSB heeft dit geleid tot een besluit dat niet alleen gebaseerd is op functionaliteit, maar op zekerheid en vertrouwen in de uitvoering.
Overweeg je een ERP-traject?
Sta je aan de vooravond van een ERP-implementatie en herken je de complexiteit van meerdere systemen, variabele prijsstructuren of specifieke processen?
Dan is het verstandig om eerst goed te bepalen wat je nodig hebt: een directe start, of juist eerst meer inzicht. Promentum Consulting helpt organisaties bij beide routes — afhankelijk van wat het beste past bij de situatie.
Het doel is niet om het traject zwaarder te maken dan nodig, maar om te zorgen dat de gekozen aanpak ook daadwerkelijk werkt in de praktijk.
“Plan een verkennend gesprek en ontdek welke aanpak bij jullie past.”
