„Gastronomie-Spezialist setzt auf Kontrolle über Prozesse und Preisstrukturen“
Die Entscheidung für ein neues ERP-System ist selten eine schnelle Angelegenheit. Für HSB war es ein sorgfältiger Prozess, bei dem Prozesse, Ausnahmen und Zusammenarbeit im Mittelpunkt standen.
Im Januar 2026 entschied sich HSB schließlich für Uniconta. Dieser Entscheidung ging eine intensive Vorbereitungsphase voraus.
Die erste Frage: „Kann Uniconta auch?“
Das Projekt begann im Mai 2025 mit einer klassischen, aber berechtigten Frage:
„Kann Uniconta auch?“
Was folgte, war keine gewöhnliche Software-Demo, sondern eine Reihe von Sitzungen mit verschiedenen Abteilungen innerhalb von HSB. In diesen Sitzungen ging es nicht nur um die Funktionalität, sondern vielmehr um:
- Wie Prozesse wirklich ablaufen
- Wo es Ausnahmen gibt
- Welche Abhängigkeiten bestehen zu anderen Systemen?
Auf dieser Grundlage wurde eine Demo eingerichtet, die speziell auf die Praxis bei HSB zugeschnitten war.
Vom Interesse zur Vertiefung
Nach der ersten Demo war klar, dass Uniconta viele Bereiche abdecken konnte. Gleichzeitig wurde auch deutlich, wo die Komplexität lag.
HSB hat es mit einer Kombination von Prozessen zu tun, die nicht trivial sind:
- Verkauf und Vermietung von Kaffeemaschinen
- Arbeiten mit Produkten mit Mindesthaltbarkeitsdatum (wie z. B. Kaffeebohnen)
- Chargen und Bestandsverwaltung
- Scannen & Erkennen sowie automatischer Rechnungsabgleich
- Tageskurse und internationaler Einkauf
Entscheidend war jedoch die Art und Weise, wie die Preise zustande kommen.
Der Verkaufspreis von Artikeln ist nicht fest, sondern hängt ab von:
- Selbstkostenpreise
- Wechselkurse
- Zuschläge und Abgaben
- Verpackung und Pfand
Dies erfordert eine Struktur, in der die Preisgestaltung flexibel und reproduzierbar ist.
Die Entscheidung, zunächst für Sicherheit zu sorgen
Anstatt direkt mit der Implementierung zu beginnen, hat sich HSB dafür entschieden, zunächst einen zusätzlichen Schritt zu unternehmen: eine eingehende Auseinandersetzung mit den Prozessen, Integrationen und der Zusammenarbeit.
Nicht, weil es sein musste – sondern weil die Situation es erforderte.
In dieser Phase wurden unter anderem folgende Fragen konkretisiert:
- Wie lassen sich Standardfunktionen in die Prozesse integrieren?
- Wo sind Anpassungen erforderlich – bei der Software oder bei den Arbeitsabläufen?
- Wie werden die Schnittstellen zu anderen Systemen technisch umgesetzt?
- Wer übernimmt welche Verantwortung während der Umsetzung?
Auch die Zusammenarbeit selbst wurde auf die Probe gestellt: Wie arbeiten Berater und Key User zusammen, wie schnell werden Entscheidungen getroffen und wie wird mit Komplexität umgegangen?
Der Moment der Entscheidung
Auf der Grundlage dieser eingehenden Analyse hat HSB im Januar beschlossen, Uniconta gemeinsam mit Promentum Consulting Uniconta implementieren.
Ausschlaggebend war nicht eine bestimmte Funktion, sondern das Gesamtbild:
- Einblick in die Gestaltung von Prozessen
- Klarheit über technische Entscheidungen und Integrationen
- Realistische Erwartungen hinsichtlich der Umsetzung
- Vertrauen in die Zusammenarbeit
Oder anders ausgedrückt:
Es ging nicht mehr um Vermutungen – sondern um ein gemeinsames Verständnis.
Warum dieser Ansatz funktioniert hat
Das Besondere an diesem Prozess ist, dass vor der eigentlichen Umsetzung bewusst Zeit eingeplant wurde.
Nicht jede Organisation benötigt das.
Doch in Situationen, in denen Prozesse und Integrationen komplexer sind, ist es hilfreich, zunächst Klarheit zu schaffen:
- Was genau gebaut oder eingerichtet werden soll
- Wie Systeme miteinander kommunizieren werden
- Und wie die Zusammenarbeit aussehen wird
Für HSB hat dies zu einer Entscheidung geführt, die nicht nur auf Funktionalität, sondern auch auf Sicherheit und Vertrauen in die Umsetzung beruht.
Erwägen Sie die Einführung eines ERP-Systems?
Stehen Sie kurz vor einer ERP-Implementierung und sind Sie sich der Komplexität mehrerer Systeme, variabler Preisstrukturen oder spezifischer Prozesse bewusst?
Dann ist es ratsam, zunächst genau zu klären, was Sie benötigen: einen sofortigen Start oder zunächst mehr Einblick. Promentum Consulting Unternehmen bei beiden Vorgehensweisen – je nachdem, was der Situation am besten entspricht.
Das Ziel besteht nicht darin, den Prozess unnötig zu erschweren, sondern sicherzustellen, dass der gewählte Ansatz in der Praxis auch tatsächlich funktioniert.
„Vereinbaren Sie ein unverbindliches Gespräch und finden Sie heraus, welcher Ansatz zu Ihnen passt.“
