”Hospitalspecialist vælger kontrol over processer og prisstrukturer”
Valget af et nyt ERP-system er sjældent en hurtig beslutning. For HSB var det en omhyggelig proces, hvor processer, undtagelser og samarbejde stod i centrum.
I januar 2026 valgte HSB endelig Uniconta. Valget blev forudgået af en intensiv forberedelsesfase.
Det første spørgsmål: »Kan Uniconta også Uniconta ?«
Forløbet startede i maj 2025 med et klassisk, men relevant spørgsmål:
”Kan Uniconta også Uniconta ?”
Det, der fulgte, var ikke en almindelig softwarepræsentation, men en række møder med forskellige afdelinger i HSB. I disse møder blev der ikke kun set på funktionaliteten, men netop på:
- Hvordan processer rent faktisk forløber
- Hvor der er undtagelser
- Hvilke afhængigheder der er i forhold til andre systemer
På baggrund heraf blev der udviklet en demo, der var specifikt tilpasset HSB’s praksis.
Fra interesse til fordybelse
Efter den første demo stod det klart, at Uniconta kunne dække mange Uniconta behov. Samtidig blev det også tydeligt, hvor kompleksiteten lå.
HSB står over for en række processer, der ikke er ubetydelige:
- Salg og udlejning af kaffemaskiner
- Arbejde med produkter med holdbarhedsdato (f.eks. kaffebønner)
- Batchproduktion og lagerstyring
- Scanning og genkendelse samt automatisk fakturaafstemning
- Dagens kurser og international indkøb
Men det mest afgørende var den måde, priserne fastsættes på.
Salgsprisen på varer er ikke fast, men afhænger af:
- Indkøbspriser
- Valutakurser
- Tillæg og afgifter
- Emballage og pant
Dette kræver en struktur, hvor prislogikken er fleksibel og kan gentages.
Valget om først at skabe sikkerhed
I stedet for straks at gå i gang med implementeringen har HSB valgt først at tage et ekstra skridt: at sætte sig grundigt ind i processerne, integrationerne og samarbejdet.
Ikke fordi det var nødvendigt — men fordi situationen krævede det.
I denne fase er blandt andet følgende spørgsmål blevet konkretiseret:
- Hvordan passer standardfunktionerne ind i processerne?
- Hvor er der behov for ændringer – i softwaren eller i arbejdsgangen?
- Hvordan vil sammenkoblingen med andre systemer blive udformet rent teknisk?
- Hvem påtager sig hvilket ansvar under implementeringen?
Også selve samarbejdet blev sat på prøve: hvordan samarbejder konsulenter og nøglebrugere, hvor hurtigt træffes beslutningerne, og hvordan håndteres kompleksiteten?
Det afgørende øjeblik
På baggrund af denne uddybning besluttede HSB i januar at Uniconta i samarbejde med Promentum Consulting.
Det var ikke en bestemt funktion, der var afgørende, men helhedsindtrykket:
- Indsigt i, hvordan processerne skal tilrettelægges
- Klarhed om tekniske valg og integrationer
- Realistiske forventninger til implementeringen
- Tillid til samarbejdet
Eller med andre ord:
Der var ikke længere tale om antagelser — men om en fælles forståelse.
Hvorfor denne fremgangsmåde virkede
Det, der kendetegner denne proces, er, at man bevidst har afsat tid inden den egentlige implementering.
Det er ikke alle organisationer, der har brug for det.
Men i situationer, hvor processer og integrationer er mere komplekse, er det en hjælp først at få et klart overblik:
- Hvad der præcist skal bygges eller indrettes
- Hvordan systemerne vil kommunikere med hinanden
- Og hvordan samarbejdet kommer til at se ud
For HSB har dette ført til en beslutning, der ikke kun er baseret på funktionalitet, men også på sikkerhed og tillid til gennemførelsen.
Overvejer du at indføre et ERP-system?
Står du på tærsklen til en ERP-implementering, og er du klar over kompleksiteten ved flere systemer, variable prisstrukturer eller specifikke processer?
Så er det en god idé først at afklare, hvad du har brug for: en hurtig start eller snarere mere indsigt først. Promentum Consulting organisationer med begge tilgange – afhængigt af, hvad der passer bedst til situationen.
Målet er ikke at gøre forløbet mere besværligt end nødvendigt, men at sikre, at den valgte tilgang rent faktisk fungerer i praksis.
”Aftal et uforpligtende møde og find ud af, hvilken tilgang der passer bedst til jer.”
