Fra første kontakt til officiel kick-off
Et ERP-projekt starter nogle gange med et simpelt spørgsmål. I dette tilfælde begyndte det med en e-mail fra Emerald Eternal Green i Eindhoven til Uniconta.
Derefter fulgte en grundig proces. Ikke kun med møder og demonstrationer, men også med en forundersøgelse, afstemning med involverede tredjeparter og udarbejdelse af en plan. Den officielle kick-off har nu fundet sted, og Emerald Eternal Green og Promentum Consulting går nu i gang Promentum Consulting implementeringen af Uniconta.
Emerald Eternal Green har specialiseret sig i naturtro kunstblomster, kunstplanter og grønne dekorationsløsninger. Med base i Eindhoven betjener virksomheden erhvervskunder i både ind- og udland. En organisation med kommercielle, logistiske og internationale processer kræver en ERP-platform, der ikke blot understøtter administrationen, men også hjælper med at organisere processer, data og integrationer på en effektiv måde.
Hvorfor først en plan?
Hos Promentum Consulting vi ikke automatisk en projektplan i alle projekter. Nogle gange er projektomfanget klart nok til, at man kan gå direkte i gang med implementeringen. I andre tilfælde er det klogere først at skabe større klarhed og uddybe detaljerne.
En plan hjælper så med at træffe bedre valg på forhånd. Ikke ud fra teori, men ud fra kundens praksis.
Der kan være forskellige grunde til først at gennemføre en planlægningsfase.
Nogle gange handler det først og fremmest om planlægning og faser. En organisation ønsker for eksempel ikke at overføre alle processer og afdelinger til en ny ERP-platform på én gang. Det kan være et fornuftigt valg, men det har dog konsekvenser. Hvis en kunde for eksempel først vil starte med Uniconta PIM-løsning, mens det gamle ERP-system foreløbig forbliver aktivt, kan der midlertidigt være behov for en grænseflade mellem Uniconta det eksisterende ERP-system.
En sådan midlertidig integration er i sig selv »spildte penge«, da den senere forsvinder igen. Alligevel kan det være et godt valg set ud fra et forretningsmæssigt synspunkt. Organisationen kan allerede nu vænne sig til Uniconta, forbedre processerne trin for trin og undgå, at hele organisationen på én gang bliver belastet med en fuldstændig overgang.
I andre situationer er der tværtimod flere mulige løsningsmodeller. I så fald er det vigtigt på forhånd at afgøre, hvilken model der passer bedst – ikke kun funktionelt, men også teknisk, økonomisk og organisatorisk.
Tegningen til Emerald Eternal Green
I forbindelse med Emerald Eternal Green var et af de centrale spørgsmål, hvordan den fremtidige applikationsarkitektur skulle se ud.
Et konkret emne var den nye B2B-portal. I udkastfasen blev dette uddybet yderligere. Hvad skal portalen helt præcist understøtte? Hvilke parter kommer i betragtning? Uniconta der en moderne integration med Uniconta ? Hvem udvikler integrationen? Og passer den valgte løsning til den måde, Emerald Eternal Green ønsker at arbejde på i fremtiden?
Derudover anvender Emerald Eternal Green middleware. Det rejser automatisk et vigtigt spørgsmål: skal vi fortsætte med at bruge middleware, eller er det klogere at Uniconta visse applikationer direkte med Uniconta via API’er?
Det er ikke en rent teknisk diskussion. Valget har indflydelse på omkostninger, administration, fleksibilitet og fremtidssikring. Især når der allerede findes gennemprøvede API-integrationer, kan en direkte integration være mere logisk end at fortsætte med at bruge et ekstra mellemled. Samtidig kan middleware i nogle situationer stadig være nyttigt. Det rigtige valg afhænger af applikationerne, de tilgængelige integrationer, kompleksiteten i miljøet og den ønskede implementeringsfase.
Det er netop derfor, en plan kan være værdifuld. I salgsfasen kan man hurtigt sige: »Der findes en integration med UnicontaellerUniconta kommunikere med flere applikationer.« Men det er ikke nok for en vellykket implementering. De egentlige spørgsmål er: hvilken integration passer bedst, findes den allerede, er den gennemprøvet, hvem er ansvarlig for opbygningen og administrationen, hvad er omkostningerne, og hvad betyder det for planlægningen?
En dybdegående teknisk gennemgang
I udkastfasen ser vi derfor ikke kun på processerne, men også på de applikationer, der er knyttet til Uniconta.
For hver enkelt applikation undersøges det, hvilken rolle den spiller i det samlede systemlandskab. Hvilke data skal der ind eller ud? Findes der en standardintegration? Er der en moderne API? Skal der udvikles en skræddersyet løsning? Hvem administrerer løsningen efter idriftsættelsen? Og hvad sker der, hvis en proces implementeres i etaper?
Ved at besvare disse spørgsmål på forhånd får man en mere realistisk implementeringsplan. Planen giver klarhed over omfang, afhængigheder, valg, risici og faser. På den måde undgår man, at vigtige beslutninger først dukker op under selve implementeringen, hvor presset er større, og mulighederne for at justere kursen er færre.
I Emerald Eternal Green er denne fase nu afsluttet. De vigtigste beslutninger er truffet, afhængighederne er afklaret, og implementeringen kan nu gå i gang med fuld kraft.
Fra forberedelse til gennemførelse
Med den officielle start er projektet nu gået fra forberedelsesfasen til gennemførelsesfasen.
I den kommende periode vil teamene fra Emerald Eternal Green og Promentum Consulting om opsætning, validering, integration og den videre implementering af Uniconta. Takket være forberedelsesfasen er der skabt et klart grundlag for at gå struktureret i gang med arbejdet.
Teamet glæder sig. Kick-off-mødet var en dejlig festlig start, men vi ser allerede frem til det næste: den vellykkede lancering af Uniconta Emerald Eternal Green.
Vi takker Emerald Eternal Green for tilliden og ser frem til et spændende samarbejde.
Overvejer du også Uniconta en ERP-implementering?
Ikke alle ERP-projekter kræver en detaljeret plan. Men når der stadig skal træffes beslutninger om faser, integrationer, applikationer eller procesindretning, kan en plan tværtimod forhindre en masse diskussioner og usikkerhed under implementeringen.
Promentum Consulting organisationer med forberedelsen og implementeringen af Uniconta. Praktisk, fagligt og med fokus på både processer og teknik.
