Veel bedrijven denken dat ERP alleen standaard of maatwerk kan zijn. In werkelijkheid bestaat er een hele wereld tussen die twee. In deze blog leggen we uit hoe organisaties hun ERP stap voor stap kunnen uitbreiden — zonder meteen maatwerk te bouwen.
Wanneer ik met bedrijven praat over ERP-systemen, kom ik vaak verschillende soorten organisaties tegen.
Aan de ene kant staan bedrijven die zo dicht mogelijk bij standaardsoftware willen blijven.
Ze hebben verhalen gehoord over ERP-projecten die uit de hand liepen door maatwerk. Budgetten die ontspoorden, upgrades die moeilijk werden en afhankelijkheid van programmeurs.
Aan de andere kant staan organisaties die overtuigd zijn dat hun processen zo uniek zijn dat geen enkel pakket kan passen. Voor hen lijkt het bouwen van een volledig eigen systeem soms de meest logische oplossing.
Tussen deze twee uitersten zit de meerderheid van de bedrijven.
Of je jezelf nu ziet als een grijze muis die graag standaard werkt, of als een paradijsvogel met unieke processen: er zijn tegenwoordig meerdere manieren om ERP verstandig aan te passen.
ERP staat nooit op zichzelf
Vrijwel elk bedrijf is het over één ding eens: ERP moet gekoppeld worden met andere systemen.
Denk bijvoorbeeld aan:
- webshops
- WMS-systemen
- kassasystemen
- field service oplossingen
- salarisadministratie
Daarbij zien we vaak twee strategieën.
Best of Breed
Je kiest per onderdeel de beste oplossing en koppelt deze met elkaar.
Best of Suite
Je kiest één leverancier die zoveel mogelijk functionaliteit in één platform aanbiedt.
Beide strategieën hebben hun voor- en nadelen. In de praktijk ontstaat vaak een hybride vorm.
Van volledig standaard tot volledig maatwerk
Binnen ERP-projecten bestaan verschillende niveaus van flexibiliteit.
1. Volledig standaard
Sommige bedrijven passen hun processen graag aan aan de software.
Met templates kunnen we snel een standaardomgeving opzetten.
Met een auditfile kunnen we historische data vaak relatief eenvoudig migreren.
Dit is meestal de snelste en goedkoopste implementatie.
2. Standaard ERP met koppelingen
Veel bedrijven willen een standaard ERP-systeem, maar wel gekoppeld aan andere applicaties.
Bijvoorbeeld:
- WooCommerce of Shopify webshops
- logistieke systemen
- kassasoftware
Wanneer deze oplossingen standaard worden gebruikt, blijven implementaties relatief overzichtelijk. Complexiteit ontstaat meestal wanneer er al veel maatwerk in andere systemen zit.
3. ERP zelf uitbreiden
Soms heeft een organisatie net iets meer nodig dan standaard beschikbaar is.
In Uniconta kunnen gebruikers bijvoorbeeld zelf velden en tabbladen toevoegen.
Denk aan:
- een veld “Pasvorm” voor kleding
- een veld “Lumen” voor verlichting
- extra productinformatie voor verkoopkanalen
Dit soort uitbreidingen kunnen gebruikers vaak zelf maken, zonder programmeren.
4. Bedrijfsregels (Business Rules)
Een interessante stap verder zijn bedrijfsregels. Dit zijn eenvoudige logische regels in het systeem:
If This → Then That.
Bijvoorbeeld:
- als een product naar bol.com wordt gestuurd → minimaal aantal woorden controleren
- als een artikel in categorie “lampen” zit → veld Lumen verplicht maken
- als een kredietlimiet wordt overschreden → order blokkeren
Dit soort regels helpen om processen te bewaken zonder dat er maatwerk nodig is. Voor veel organisaties vormt dit precies de middenweg tussen standaardsoftware en maatwerk.
5. Add-ons en sectoroplossingen
Wanneer bedrijven meer specifieke functionaliteit nodig hebben, kan een add-on uitkomst bieden. In de Uniconta add-on store staan oplossingen van verschillende partners.
Promentum heeft zelf diverse Uniconta add-ons ontwikkeld voor onder andere retail, groothandel en logistieke processen.
Deze add-ons bouwen voort op het platform zonder dat het kernsysteem aangepast hoeft te worden.
6. Maatwerk (laatste stap)
Soms blijft er toch een wens over die nergens anders kan worden opgelost. In dat geval kan maatwerk worden ontwikkeld via bijvoorbeeld:
- de .NET API
- web API’s
- integraties met externe systemen
Maar in onze projecten proberen we maatwerk altijd de laatste stap te laten zijn. Vaak blijkt dat configuratie, bedrijfsregels of bestaande modules al voldoende zijn.
ERP hoeft geen zwart-wit keuze te zijn
De discussie rond ERP wordt vaak gepresenteerd als een simpele keuze:
- standaard software
- of maatwerk
In werkelijkheid bestaat ERP uit meerdere gradaties van flexibiliteit.
Van grijze muis tot paradijsvogel – en alles daar tussenin.
Bij Promentum helpen we organisaties om de juiste balans te vinden tussen standaardisatie, flexibiliteit en integratie. Zodat ERP een stabiel platform wordt voor groei, zonder dat projecten onnodig complex worden.
En verrassend vaak begint die balans met iets simpels: een goede bedrijfsregel.