Viele Unternehmen glauben, dass ERP-Systeme entweder Standardlösungen oder maßgeschneiderte Lösungen sein können. In Wirklichkeit gibt es zwischen diesen beiden Extremen eine ganze Welt. In diesem Blogbeitrag erklären wir, wie Unternehmen ihr ERP-System Schritt für Schritt erweitern können – ohne sofort eine maßgeschneiderte Lösung entwickeln zu müssen.
Wenn ich mit Unternehmen über ERP-Systeme spreche, begegne ich oft verschiedenen Arten von Organisationen.
Auf der einen Seite stehen Unternehmen, die so nah wie möglich an der Standardsoftware bleiben wollen.
Sie haben Geschichten von ERP-Projekten gehört, die durch individuelle Anpassungen aus dem Ruder gelaufen sind. Budgets, die aus dem Ruder liefen, Upgrades, die schwierig wurden, und die Abhängigkeit von Programmierern.
Auf der anderen Seite stehen Unternehmen, die davon überzeugt sind, dass ihre Prozesse so einzigartig sind, dass kein Standardpaket zu ihnen passt. Für sie scheint die Entwicklung eines komplett eigenen Systems manchmal die logischste Lösung zu sein.
Zwischen diesen beiden Extremen liegt die Mehrheit der Unternehmen.
Ganz gleich, ob du dich als unscheinbare Person siehst, die gerne nach Standardverfahren arbeitet, oder als Exot mit einzigartigen Abläufen: Heutzutage gibt es mehrere Möglichkeiten, ein ERP-System sinnvoll anzupassen.
ERP steht niemals für sich allein
Nahezu jedes Unternehmen ist sich in einem Punkt einig: Das ERP-System muss mit anderen Systemen verknüpft werden.
Denken Sie zum Beispiel an:
- Online-Shops
- WMS-Systeme
- Kassensysteme
- Lösungen für den Außendienst
- Lohnbuchhaltung
Dabei lassen sich oft zwei Strategien beobachten.
Best-of-Breed-
: Du wählst für jeden Bereich die beste Lösung aus und verbindest diese miteinander.
Best of Suite
Du wählst einen Anbieter, der so viele Funktionen wie möglich auf einer einzigen Plattform bietet.
Beide Strategien haben ihre Vor- und Nachteile. In der Praxis entsteht oft eine Mischform.
Von komplett standardisiert bis hin zu vollständig maßgeschneidert
Innerhalb von ERP-Projekten gibt es verschiedene Flexibilitätsstufen.
1. Vollständig standardisiert
Manche Unternehmen passen ihre Prozesse gerne an die Software an.
Mit Vorlagen können wir schnell eine Standardumgebung einrichten.
Mit einer Auditdatei lassen sich historische Daten oft relativ einfach migrieren.
Dies ist in der Regel die schnellste und kostengünstigste Lösung.
2. Standard-ERP mit Schnittstellen
Viele Unternehmen wünschen sich ein Standard-ERP-System, das jedoch mit anderen Anwendungen verknüpft ist.
Zum Beispiel:
- WooCommerce- oder Shopify-Webshops
- Logistiksysteme
- Kassensoftware
Wenn diese Lösungen standardmäßig eingesetzt werden, bleiben die Implementierungen relativ übersichtlich. Komplexität entsteht meist dann, wenn in anderen Systemen bereits viele Anpassungen vorgenommen wurden.
3. Das ERP-System selbst erweitern
Manchmal braucht ein Unternehmen etwas mehr, als standardmäßig verfügbar ist.
In Uniconta Benutzer beispielsweise selbst Felder und Registerkarten hinzufügen.
Denke daran:
- ein Feld „Passform“ für Kleidung
- ein Feld „Lumen“ für die Beleuchtung
- Zusätzliche Produktinformationen für Vertriebskanäle
Solche Erweiterungen können Nutzer oft selbst erstellen, ohne programmieren zu müssen.
4. Geschäftsregeln (Business Rules)
Ein interessanter nächster Schritt sind Geschäftsregeln. Dabei handelt es sich um einfache logische Regeln im System:
Wenn dies → dann das.
Zum Beispiel:
- Wenn ein Produkt an bol.com gesendet wird → Mindestwortanzahl prüfen
- Wenn ein Artikel in der Kategorie „Lampen“ enthalten ist → das Feld „Lumen“ als Pflichtfeld festlegen
- wenn ein Kreditlimit überschritten wird → Bestellung sperren
Solche Regeln helfen dabei, Prozesse zu überwachen, ohne dass eine individuelle Anpassung erforderlich ist. Für viele Unternehmen stellt dies genau den Mittelweg zwischen Standardsoftware und maßgeschneiderten Lösungen dar.
5. Add-ons und Branchenlösungen
Wenn Unternehmen spezifischere Funktionen benötigen, kann ein Add-on Abhilfe schaffen. Im Uniconta Store finden sich Lösungen verschiedener Partner.
Promentum hat selbst verschiedene Uniconta entwickelt, unter anderem für den Einzelhandel, den Großhandel und logistische Prozesse.
Diese Add-ons bauen auf der Plattform auf, ohne dass das Kernsystem angepasst werden muss.
6. Maßanfertigung (letzter Schritt)
Manchmal bleibt dennoch ein Wunsch offen, der nirgendwo anders erfüllt werden kann. In diesem Fall kann eine maßgeschneiderte Lösung entwickelt werden, beispielsweise durch:
- die .NET-API
- Web-APIs
- Integrationen mit externen Systemen
In unseren Projekten versuchen wir jedoch stets, die individuelle Anpassung erst als letzten Schritt durchzuführen. Oftmals stellt sich heraus, dass Konfiguration, Geschäftsregeln oder vorhandene Module bereits ausreichen.
ERP muss keine Schwarz-Weiß-Entscheidung sein
Die Diskussion um ERP wird oft als einfache Entscheidung dargestellt:
- Standardsoftware
- oder Sonderanfertigungen
Tatsächlich umfasst ERP verschiedene Stufen der Flexibilität.
Von der grauen Maus bis zum Paradiesvogel – und alles dazwischen.
Bei Promentum helfen wir Unternehmen dabei, das richtige Gleichgewicht zwischen Standardisierung, Flexibilität und Integration zu finden. So wird das ERP-System zu einer stabilen Plattform für Wachstum, ohne dass Projekte unnötig komplex werden.
Und überraschend oft beginnt dieses Gleichgewicht mit etwas Einfachem: einer guten Unternehmensregel.