Ændringer i ERP: fra grå mus til paradisfugl

Når jeg taler med virksomheder om ERP-systemer, støder jeg ofte på forskellige typer organisationer.

På den ene side er der virksomheder, der ønsker at holde sig så tæt på standardsoftware som muligt.
De har hørt historier om ERP-projekter, der løb løbsk på grund af tilpasninger. Budgetter, der løb løbsk, opgraderinger, der blev vanskelige, og afhængighed af programmører.

På den anden side er der organisationer, der er overbevist om, at deres processer er så unikke, at ingen standardløsning passer til dem. For dem virker det nogle gange som den mest logiske løsning at udvikle et helt eget system.

Mellem disse to yderpunkter ligger størstedelen af virksomhederne.

Uanset om du ser dig selv som en grå mus, der foretrækker standardløsninger, eller som en ekstravagant person med unikke processer, findes der i dag flere måder at tilpasse ERP-systemer på en fornuftig måde.

---

ERP står aldrig alene

Stort set alle virksomheder er enige om én ting: ERP skal integreres med andre systemer.

Tænk for eksempel på:

• webshops
• WMS-systemer
• kassesystemer
• løsninger til feltarbejde
• lønadministration

I den forbindelse ser vi ofte to strategier.

Best of Breed
Du vælger den bedste løsning til hvert enkelt område og integrerer dem med hinanden.

Det bedste fra Suite
Du vælger én leverandør, der tilbyder så mange funktioner som muligt på én platform.

Begge strategier har deres fordele og ulemper. I praksis opstår der ofte en hybridform.

---

Fra helt standard til fuldstændig skræddersyet

Inden for ERP-projekter findes der forskellige niveauer af fleksibilitet.

1. Helt standard

Nogle virksomheder tilpasser gerne deres processer til softwaren.

Med skabeloner kan vi hurtigt oprette et standardmiljø.
Med en auditfil kan vi ofte relativt nemt migrere historiske data.

Dette er som regel den hurtigste og billigste løsning.

2. Standard-ERP med integrationer

Mange virksomheder ønsker et standard-ERP-system, men som skal kunne integreres med andre applikationer.

For eksempel:

• WooCommerce- eller Shopify-webshops
• logistiksystemer
• kasseprogram

Når disse løsninger anvendes som standard, forbliver implementeringerne forholdsvis overskuelige. Kompleksiteten opstår som regel, når der allerede er mange tilpasninger i andre systemer.

3. Selv udvide ERP-systemet

Nogle gange har en organisation brug for lidt mere, end hvad der er tilgængeligt som standard.

I Uniconta brugerne for eksempel selv tilføje felter og faner.

Tænk på:

• et felt med navnet »Pasform« til tøj
• et felt med navnet »Lumen« til belysning
• Yderligere produktoplysninger til salgskanaler

Denne type udvidelser kan brugerne ofte selv lave uden at skulle programmere.

4. Forretningsregler (Business Rules)

Et interessant skridt videre er forretningsregler. Det er enkle, logiske regler i systemet:

Hvis dette → så det.

For eksempel:

• når et produkt sendes til bol.com → kontrollere minimumsantal ord
• hvis en vare er placeret i kategorien »lamper« → gør feltet »Lumen« obligatorisk
• hvis en kreditgrænse overskrides → blokere ordre

Denne type regler hjælper med at overvåge processer uden behov for specialudvikling. For mange organisationer udgør dette netop den gyldne middelvej mellem standardsoftware og specialudvikling.

5. Tilføjelsesprogrammer og brancheløsninger

Når virksomheder har brug for mere specifikke funktioner, kan et tillægsprogram være løsningen. I Uniconta findes der løsninger fra forskellige partnere.

Promentum har selv udviklet en række Uniconta til blandt andet detailhandel, engroshandel og logistikprocesser.

Disse tilføjelser bygger videre på platformen uden at kernesystemet behøver at blive ændret.

6. Tilpasning (sidste trin)

Nogle gange er der alligevel et ønske, der ikke kan opfyldes andre steder. I så fald kan der udvikles en skræddersyet løsning via for eksempel:

• .NET-API'en
• web-API'er
• integrationer med eksterne systemer

Men i vores projekter forsøger vi altid at lade skræddersyede løsninger være det sidste skridt. Ofte viser det sig, at konfiguration, forretningsregler eller eksisterende moduler allerede er tilstrækkelige.

---

ERP behøver ikke at være et valg mellem sort og hvidt

Diskussionen om ERP fremstilles ofte som et simpelt valg:

• standardsoftware
• eller skræddersyede løsninger

I virkeligheden består ERP af flere niveauer af fleksibilitet.

Fra grå mus til paradisfugl – og alt derimellem.

Hos Promentum hjælper vi virksomheder med at finde den rette balance mellem standardisering, fleksibilitet og integration. Så ERP bliver en stabil platform for vækst, uden at projekterne bliver unødigt komplicerede.

Og overraskende ofte starter den balance med noget helt simpelt: en god virksomhedsregel.